在Excel中录入数据时，我们常常需要保证某些数据的惟一性，这些数据不能重复，如公司代码、商品编号、公司员工编号以及身份证号码等等，在录入这些资料时，我们可以设置数据的有效性验证来确保这些数据的惟一性，这样即保证了数据的正确性，同时也提高了数据的录入效率。

　　下面以录入员工身份证号码为例介绍一下操作的具体步骤。

　　设置有效性条件验证

　　假设G列为员工“身份证号”字段，G2单元格为第一个员工的身份证号码所在的单元格。在未输入之前，我们可先设置该列的有效性条件来确保该列数据的惟一性。

　　选中G2单元格，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“自定义”，在“公式”框内输入“=COUNTIF(G:G,G2)=1”(公式内所有的字符使用半角英文，不包括双引号，如图1所示)。

图1输入公式

　　设置出错警告提示信息

　　设置出错警告提示信息的目的在于提醒用户正确输入数据。具体步骤是：单击“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡，在“标题”框内输入“数据输入错误”，在“错误信息”框内输入“你刚才输入的数据已经存在，请检查数据的惟一性！”。设置完之后，单击“确定”按钮(如图2所示)。

图2设置提示信息

　　至此，已经设置了G2单元格的有效性条件验证和出错提示信息。为了将这个设置应用到整个G列(除了字段名称所在的单元格即G1单元格)，可用填充柄工具向下拖动将公式复制到G列其他的单元格。

　　输入身份证信息

　　以上设置完成之后我们就可以向G列中输入员工的身份证号了。每输入一个员工的身份证号，Excel会自动对该数据进行有效性验证，如果该数据已经存在，系统将弹出出错警告提示框，如图3所示。

图3警告提示框

　　上述功能只能验证数据的惟一性，若数据位数输入错误，系统则检测不出这一错误。若在输入时需要同时验证数据的位数，还是以身份证号为例，可将图一中的公式改为“=AND(COUNTIF(G:G,G2)=1,OR(LEN(G2)=15,LEN(G2)=18))”，图二中的错误信息改为“请检查数据的惟一性或输入数据位数错！”。设置完后重新复制G2单元格的公式至G列其他的单元格。该公式的含义是：在G列输入的数据必须是惟一的且数据位数必须是15位或18位。

　　最后还需要提醒大家，由于G列输入的是身份证号，位数超过了11位数据，所以最好在输入数据之间，选将G列全部选定，设置“单元格格式”中的“数字分类”格式为“文本”格式，这样才能保证身份证号以正确形式输入。

评论 (0) All

登陆 还没注册？